Informativa sul trattamento dei dati personali

Versione del 12 novembre 2026

Indice: 1. Titolare · 2. Ruoli · 3. Dati trattati · 4. Finalità e basi giuridiche · 5. Destinatari · 6. Trasferimenti · 7. Conservazione · 8. Sicurezza · 9. Diritti · 10. Modifiche

1. Titolare del trattamento

Il servizio Riparto Facile è gestito da [ragione sociale del titolare], con sede in [indirizzo della sede], P.IVA e codice fiscale [P.IVA] (di seguito il «Gestore»).

Per qualsiasi domanda sui dati personali e per esercitare i diritti si può scrivere a [email per la privacy] o alla PEC [PEC]. Il Gestore non ha nominato un responsabile della protezione dei dati (DPO), perché non è obbligatorio per le sue attività.

2. Chi decide su quali dati

Riparto Facile serve a dividere tra gli inquilini le spese delle bollette di un condominio. Le persone coinvolte sono diverse, e anche i ruoli previsti dal Regolamento (UE) 2016/679 («GDPR»):

• Visitatori del sito e utenti registrati (amministratori, assistenti, inquilini, chi gestisce da sé il proprio condominio): per i dati dell'account, della fatturazione del servizio, della sicurezza e dell'assistenza il Gestore è titolare del trattamento.
• Dati dei condomini inseriti nell'applicazione da chi li amministra: edifici, contatori, letture, nomi ed email degli inquilini, fatture del gestore idrico, riparti. Per questi dati il titolare è il condominio, che agisce tramite il suo amministratore, oppure l'amministratore stesso, secondo i casi. Il Gestore è responsabile del trattamento (o sub-responsabile, se l'amministratore è a sua volta responsabile per il condominio), ai sensi dell'art. 28 GDPR, e tratta i dati solo per erogare il servizio, secondo l'accordo sul trattamento dei dati accettato dall'amministratore.

Chi è inquilino di un condominio gestito con Riparto Facile riceve dal proprio amministratore l'informativa sul trattamento dei dati del condominio, e a lui può rivolgersi per i propri diritti su quei dati. Il Gestore aiuta l'amministratore a rispondere.

3. Quali dati trattiamo

3.1 Navigazione sul sito

Il server registra in un log tecnico l'indirizzo IP, la data e l'ora, la pagina richiesta e l'esito della richiesta. Il sito non usa cookie di profilazione né strumenti di statistica di terze parti: i dettagli sono nella cookie policy.

3.2 Account

• nome e cognome, indirizzo email, password (conservata solo come hash, mai in chiaro), preferenze delle notifiche e dell'accesso dell'assistenza;
• se si accede con Google: l'identificativo dell'account Google, l'email e il nome che Google comunica;
• se si attiva la verifica in due passaggi: il segreto dell'app di autenticazione (cifrato), i codici di recupero (in forma di hash), le passkey registrate e i dispositivi riconosciuti;
• ruoli e collegamenti con condomini, edifici e inquilini;
• la data, la versione e l'indirizzo IP dell'accettazione dei termini e dei documenti legali, come prova del consenso;
• data dell'ultimo accesso, autore e data delle modifiche principali ai dati, eventi di utilizzo del servizio (per esempio un riparto salvato).

3.3 Fatturazione del servizio

Per chi chiede di usare il servizio come amministratore o privato: nome o ragione sociale, codice fiscale e partita IVA, indirizzo, email di fatturazione, PEC e codice destinatario SDI, piano scelto, uso del servizio da fatturare, fatture emesse e pagamenti. I dati delle carte e dei conti per l'addebito sono raccolti direttamente da Stripe: il Gestore conserva solo un riferimento al metodo di pagamento e, una sua descrizione (per esempio il tipo di carta e le ultime cifre).

3.4 Dati dei condomini

A seconda delle funzioni usate dall'amministratore: nome e indirizzo del condominio e degli edifici, contatori e loro ubicazione, letture e foto dei contatori (anche le autoletture inviate dagli inquilini), nomi, email e note degli inquilini, date di ingresso e uscita, fatture del gestore idrico con i relativi PDF, importi, rimborsi e quote del riparto.

L'amministratore deve inserire solo i dati pertinenti e necessari e può farlo solo se ne ha titolo. Nelle note e nelle foto non vanno inserite categorie particolari di dati (per esempio dati sulla salute).

3.5 Lettura delle fatture con l'intelligenza artificiale

L'amministratore può chiedere, con un apposito pulsante, che il PDF di una fattura del gestore idrico sia letto da un modello di intelligenza artificiale per precompilare il modulo della fattura. Il PDF è inviato al fornitore del modello solo in quel momento, e solo per quella lettura. La proposta va sempre controllata dall'utente prima di essere salvata: il servizio non prende decisioni automatizzate che producano effetti giuridici sulle persone.

3.6 Indirizzi e mappa

Mentre si scrive l'indirizzo di un condominio, il testo digitato è inviato dal nostro server a Google per proporre gli indirizzi, e le coordinate dell'indirizzo scelto servono per mostrare una piccola mappa. Il browser non si collega direttamente a Google.

3.7 Assistenza

I dati contenuti nelle richieste di assistenza. Il personale del Gestore può vedere l'applicazione come la vede un utente solo se l'utente ha attivato l'accesso dell'assistenza nelle proprie impostazioni, e ogni accesso è registrato.

4. Finalità e basi giuridiche

Il conferimento dei dati dell'account e di fatturazione è necessario per usare il servizio: senza, non è possibile registrarsi o essere abilitati come amministratore. Ci si può opporre ai trattamenti basati sul legittimo interesse come descritto nella sezione 9. Il Gestore non invia comunicazioni commerciali senza un consenso specifico, che oggi non viene chiesto.

5. A chi comunichiamo i dati

I dati non sono diffusi né venduti. Sono accessibili al personale autorizzato del Gestore e ai fornitori che ci aiutano a erogare il servizio, designati responsabili (o sub-responsabili) del trattamento con un contratto che li vincola alla riservatezza e alla sicurezza:

Per la prevenzione delle frodi e i propri obblighi di legge Stripe agisce come titolare autonomo, secondo la propria informativa. Lo stesso vale per Google per i dati dell'account Google di chi sceglie di accedere con Google.

I dati possono inoltre essere comunicati a consulenti fiscali e legali del Gestore, all'Agenzia delle Entrate tramite il Sistema di Interscambio per le fatture elettroniche, e alle autorità quando la legge lo richiede.

Dentro l'applicazione, ciascun utente vede solo i dati dei condomini, degli edifici e degli inquilini a cui è collegato; nel riparto di un edificio gli inquilini collegati vedono i nomi degli altri inquilini e le loro quote.

6. Trasferimenti fuori dall'Unione europea

Alcuni fornitori indicati sopra possono trattare dati negli Stati Uniti. In questi casi il trasferimento avviene sulla base della decisione di adeguatezza della Commissione europea per le società che aderiscono al Data Privacy Framework UE-USA, oppure delle clausole contrattuali tipo approvate dalla Commissione (artt. 45 e 46 GDPR). Copia delle garanzie si può chiedere ai contatti della sezione 1.

7. Per quanto tempo

• Account: finché l'account è attivo. Chi elimina il proprio account dalle impostazioni vede i suoi dati cancellati subito, salvo quelli che vanno conservati per legge. Gli amministratori che hanno gestito condomini chiedono la chiusura all'assistenza: i dati dei condomini sono restituiti o cancellati come previsto dall'accordo sul trattamento dei dati, entro 12 mesi.
• Fatture del servizio e dati contabili: 10 anni, come richiesto dalla legge (art. 2220 c.c.).
• Dati dei condomini: per la durata del servizio e secondo le istruzioni dell'amministratore, che può eliminarli in ogni momento. Quello che sposta nel cestino si può ripristinare finché non lo elimina definitivamente.
• Log tecnici: al massimo 12 mesi.
• Prova dell'accettazione dei documenti: per la durata dell'account.
• PDF inviati per la lettura con l'intelligenza artificiale: presso il fornitore, solo per il tempo della lettura e secondo le sue politiche di conservazione per i servizi via API.
• Copie di sicurezza: sono sovrascritte a rotazione entro 30 giorni.

8. Sicurezza

Il Gestore adotta misure adeguate al rischio (art. 32 GDPR), tra cui: connessioni cifrate (HTTPS), password conservate con funzioni di hash, verifica in due passaggi e passkey, accesso ai dati in base al ruolo e ai collegamenti di ciascun utente, ambienti di prova separati da quello reale, copie di sicurezza, registro delle modifiche e degli accessi dell'assistenza. In caso di violazione dei dati il Gestore informa senza ritardo il Garante e, quando previsto, gli interessati o gli amministratori titolari.

9. I tuoi diritti

Nei limiti previsti dagli articoli 15-22 del GDPR puoi chiedere l'accesso ai tuoi dati, la rettifica, la cancellazione, la limitazione del trattamento e la portabilità dei dati che ci hai fornito, e opporti ai trattamenti basati sul legittimo interesse. Molti dati si possono vedere, correggere ed esportare direttamente dall'applicazione; l'account si può eliminare dalle impostazioni. Per il resto scrivi ai contatti della sezione 1: rispondiamo entro un mese.

Per i dati di un condominio rivolgiti al suo amministratore, che ne è titolare: se scrivi a noi, inoltriamo la richiesta all'amministratore.

Hai anche diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali o all'autorità di controllo del Paese in cui vivi o lavori.

10. Modifiche

Questa informativa può cambiare, per esempio con nuove funzioni o nuovi fornitori. La versione in vigore è sempre su questa pagina, con la sua data. In caso di modifiche rilevanti l'applicazione chiede di leggere la nuova versione al primo accesso.