Riparto Facile
Accordo sul trattamento dei dati
Versione del 12 novembre 2026 · ai sensi dell'art. 28 del Regolamento (UE) 2016/679
In breve. Quando inserisci in Riparto Facile i dati di un condominio, quei dati sono tuoi (o del condominio che rappresenti): noi li trattiamo solo per farti usare il servizio, secondo le tue istruzioni, con fornitori vincolati agli stessi obblighi, e alla fine te li restituiamo o li cancelliamo.
1. Parti
- Titolare: il Cliente che chiede l'abilitazione a creare condomini in Riparto Facile e accetta questo accordo. Se il Cliente è l'amministratore e tratta i dati per conto del condominio, che ne è titolare, accetta l'accordo anche per conto del condominio; in questo caso il Gestore è sub-responsabile e gli obblighi verso il «Titolare» valgono verso il Cliente, che li riporta al condominio.
- Responsabile: [ragione sociale del titolare], P.IVA [P.IVA], che gestisce Riparto Facile (il «Gestore»).
L'accordo fa parte dei termini di utilizzo e vale per tutta la durata del contratto, e oltre per quanto serve a restituire o cancellare i dati.
2. Oggetto del trattamento
| Finalità | Erogare il servizio Riparto Facile: archiviare i dati dei condomini, raccogliere le letture, calcolare e condividere il riparto delle spese, inviare le comunicazioni previste dal servizio, fornire assistenza. |
|---|---|
| Natura | Raccolta, registrazione, conservazione, consultazione, elaborazione, comunicazione agli utenti autorizzati dal Titolare, esportazione, cancellazione. |
| Interessati | Inquilini, proprietari e occupanti delle unità; assistenti e collaboratori del Titolare; referenti dei condomini. |
| Dati | Dati anagrafici e di contatto (nome, email, note), unità e contatori associati, date di ingresso e uscita, letture e foto dei contatori, consumi, importi e quote del riparto, fatture del gestore idrico e i dati che contengono. Non sono previste categorie particolari di dati (art. 9 GDPR) né dati giudiziari (art. 10), che il Titolare si impegna a non inserire. |
| Durata | Quella del contratto, più il tempo per la restituzione o la cancellazione (sezione 9). |
3. Istruzioni del Titolare
Il Gestore tratta i dati solo su istruzione documentata del Titolare. Le istruzioni sono questo accordo, i termini di utilizzo e le operazioni che il Titolare e i suoi utenti fanno nell'applicazione (per esempio invitare un inquilino, condividere un riparto, eliminare un dato). Il Gestore informa subito il Titolare se ritiene che un'istruzione violi la normativa, e non usa i dati per scopi propri, salvo statistiche anonime e aggregate sull'uso del servizio.
4. Riservatezza
Le persone autorizzate dal Gestore a trattare i dati sono vincolate alla riservatezza e vi accedono solo quando serve, per esempio per un intervento di assistenza. L'accesso dell'assistenza all'account di un utente richiede che l'utente l'abbia attivato nelle impostazioni ed è registrato.
5. Sicurezza
Il Gestore adotta le misure dell'art. 32 GDPR descritte nell'informativa privacy, tra cui: cifratura delle connessioni, accesso ai dati in base al ruolo e ai collegamenti di ciascun utente, verifica in due passaggi obbligatoria per amministratori e assistenti, copie di sicurezza, ambienti di prova separati, registro delle modifiche, aggiornamento periodico del software. Le misure sono riesaminate con l'evoluzione dei rischi e della tecnologia.
6. Sub-responsabili
Il Titolare autorizza in via generale il Gestore a servirsi di altri responsabili (sub-responsabili). Quelli in uso sono elencati nell'informativa privacy. Il Gestore impone loro, con un contratto, obblighi di protezione dei dati non inferiori a quelli di questo accordo e ne risponde verso il Titolare.
Il Gestore comunica per email ogni nuovo sub-responsabile o sostituzione almeno 30 giorni prima. Il Titolare può opporsi per motivi legati alla protezione dei dati: se non si trova una soluzione, può recedere dal contratto senza costi prima che il cambio si applichi.
7. Trasferimenti fuori dall'Unione europea
I dati dei condomini sono conservati nell'Unione europea. Trasferimenti verso Paesi terzi avvengono solo verso i sub-responsabili indicati e con le garanzie del Capo V del GDPR (decisione di adeguatezza o clausole contrattuali tipo), per esempio quando il Titolare chiede la lettura di una fattura con l'intelligenza artificiale.
8. Assistenza al Titolare
- Diritti degli interessati: il Titolare può consultare, correggere, esportare ed eliminare i dati direttamente nell'applicazione. Se un interessato si rivolge al Gestore, il Gestore inoltra la richiesta al Titolare senza rispondere nel merito, e lo aiuta nei limiti del possibile.
- Violazioni dei dati: il Gestore informa il Titolare senza ingiustificato ritardo, e comunque entro 48 ore da quando ne viene a conoscenza, con le informazioni disponibili sulla natura della violazione, sulle sue conseguenze e sulle misure adottate, perché il Titolare possa notificarla al Garante entro 72 ore se necessario.
- Valutazioni d'impatto e consultazioni: il Gestore fornisce al Titolare le informazioni ragionevolmente necessarie.
9. Fine del trattamento
Alla fine del contratto il Titolare può esportare i dati dall'applicazione. Su sua richiesta, entro 12 mesi dalla fine, il Gestore restituisce i dati in un formato di uso comune; poi, o allo scadere dei 12 mesi, li cancella, salvo quelli che la legge gli impone di conservare. Le copie di sicurezza sono sovrascritte a rotazione entro 30 giorni.
10. Verifiche
Il Gestore mette a disposizione del Titolare le informazioni necessarie a dimostrare il rispetto di questo accordo e consente verifiche, anche tramite un incaricato vincolato alla riservatezza, con un preavviso di almeno 30 giorni, in orario lavorativo e senza compromettere la sicurezza degli altri clienti. Le verifiche sono di norma documentali; i costi di quelle in loco sono a carico del Titolare, salvo che emergano violazioni.
11. Obblighi del Titolare
Il Titolare garantisce di avere una base giuridica per i dati che inserisce, di aver fornito agli interessati l'informativa sul trattamento, in cui indica l'uso di un servizio esterno per il riparto, e di inserire solo dati pertinenti e necessari.
12. Varie
In caso di contrasto tra questo accordo e i termini di utilizzo prevale questo accordo per quanto riguarda la protezione dei dati. Le modifiche seguono la sezione 17 dei termini. Per tutto quanto non previsto valgono il GDPR e il D.lgs. 196/2003.